Как настроить сервис «1С-ЭДО (1С-Такском). Публикации 1с подключение к электронному документообороту

Для обмена электронными документами прежде нужно выполнить отправку/подтверждение приглашения. Простыми словами, это как обмен номерами телефонов. При регистрации в сервисах электронного документооборота, каждому участнику присваивается уникальный идентификатор, которым в последствии можно обмениваться с другими участниками системы. Обменялись номерами – согласились отправлять и получать электронные документы.

Перед отправкой приглашений, настройте сервис «1С-ЭДО (1С-Такском)» в программе 1С. Сделайте это самостоятельно по инструкции или закажите настройку специалистом .

Пошаговая инструкция: как отправить приглашение для начала обмена электронными документами 1С-ЭДО (1С-Такском)

На примере конфигураций «Управление торговлей, редакция 11.2» и «Управление производством предприятия, редакция 1.3».

Шаг 1. Добавление контрагента в список информационной базы

В левом вертикальном меню программы выберите раздел «НСИ и администрирование». В меню в разделе «Настройка параметров системы» выберите пункт «Обмен электронными документами».

В новом окне раскройте раздел «Обмен с контрагентами» и нажмите на синюю ссылку «Настройки ЭДО».

Откроется список соглашений со статусами. Нажмите кнопку «Создать» на верхней панели.

Найдите в списке контрагента, с которым хотите начать обмен электронными документами, нажмите «Выбрать».

После выбора контрагента программа автоматически создаст черновик электронного соглашения с указанием:

1. Профиля вашего предприятия

2. Перечня документов, которыми будете обмениваться.

Если не будете обмениваться всеми документами, снимите установленные галочки.

Шаг 2. Отправка приглашения контрагенту

После завершения всех настроек нажмите на верхней панели кнопку «Отправить приглашение».

Сохраните черновик соглашения, нажав кнопку «Да».

В форме приглашения укажите комментарий для контрагента, контактный email адрес для дублирования на почту. Нажмите «Отправить».

Вернетесь к списку соглашений и проверьте статус отправленного соглашения – «Ожидаем согласия».

Дождитесь пока контрагент примет приглашение.

Для обновления статуса, перейдите в раздел «Главное» в левом вертикальном меню. В разделе «См. также» выберите пункт «Текущие дела ЭДО».

В левом верхнем углу окна нажмите «Отправить и получить».

Если контрагент принял приглашение, статус в разделе «Настройки ЭДО» сменится на «Присоединен». Если соглашение отклонили, свяжитесь с контрагентом для дополнительного оповещения.

Пошаговая инструкция: как принять приглашение для начала обмена электронными документами 1С-ЭДО (1С-Такском)

Шаг 1. Связь с оператором электронного документооборота

В интерфейсе «Бухгалтерский и налоговый учет» нажмите на кнопку «Сервис» верхнего горизонтального меню.

В контекстном меню выберите пункт «Электронные документы», подменю «Отправить и получить электронные документы».

Шаг 2. Проверка приглашений

После завершения связи с оператором электронного документооборота, там же в меню «Электронные документы» выберете пункт «Настройки ЭДО».

Откроется список соглашений.

Откройте приглашение со статусом «Требуется согласие» и, в верхней части окна, нажмите на кнопку «Принять приглашение».

Система запросит подтверждение, нажмите «Принять» для продолжения.

Система изменит статус приглашения на статус «Присоединен».

Все готово для обмена электронными документами. Как это сделать, читайте в инструкции.

В этой статье рассказывается об использовании сервиса 1С-ЭДО , обеспечивающего обмен юридически значимыми электронными документами, в том числе электронными счетами-фактурами, прямо из программ на платформе «1С:Предприятие».

1. Приложения

Работа с 1С-ЭДО возможна в следующих приложениях сервиса сайт :

1С:Бухгалтерия предприятия;
1С:Управление нашей фирмой;
1С:Комплексная автоматизация;
1С:ERP Управление предприятием;
1С:Бухгалтерия государственного учреждения.

2. Преимущества

Использование 1С-ЭДО обеспечивает следующие преимущества:

ускорение обмена документами со своими контрагентами: сформировать, подписать и отправить электронный документ можно нажатием одной кнопки - проще и быстрее, чем бумажный документ;
значительное cокращение затрат на ведение документооборота;
устраняется «ручной» ввод данных в программы «1С:Предприятия»: из полученных электронных документов автоматически создаются документы учетной системы, исчезают ошибки ручного ввода данных;
функции подготовки и подписания документов могут быть разделены между пользователями;
автоматическое заполнение журналов и реестров входящих и исходящих электронных документов;
архив отправленных и полученных электронных документов является частью программы «1С:Предприятия»;
возможен обмен электронными документами с контрагентами, которые используют другие учетные программы (не 1С);
электронные документы можно отправить в ФНС в ответ на запрос, используя сервис «1С-Отчетность».

3. Стоимость

Подключение к 1С-ЭДО осуществляется бесплатно. Плата за использование 1С-ЭДО:

Подробнее о стоимости использования «1С-ЭДО» написано в Информационном письме фирмы «1С» № 19598 от 27.02.2015 г.

4. Как подключиться

Чтобы подключиться к 1С-ЭДО, пользователю необходимо выполнить следующие действия:

Установить на свой компьютер средства криптографии (криптопровайдер Крипто ПРО или VipNET).
Приобрести квалифицированную электронную подпись.
Настроить 1С-ЭДО в приложении сервиса.

4.1. Установка криптопровайдера

Для использования 1С-ЭДО необходимо установить на компьютер пользователя криптопровайдер - программу, осуществляющую реализацию криптографических алгоритмов для выполнения электронной подписи.

В настоящее время для 1С-ЭДО поддерживаются криптопровайдеры:

VipNet CSP (разработчик ОАО "ИнфоТеКС");
CryptoPro CSP (разработчик ООО "КРИПТО-ПРО").

Принимая решение, какую из этих программ выбрать, необходимо учесть следующее:

если вы уже используете одну из программ VipNet CSP или CryptoPro CSP на своем компьютере для работы с другими электронными сервисами, рекомендуется использовать эту же программу и для работы с 1С-ЭДО;
на компьютере может быть установлен только одна программа-криптопровайдер, иначе возможны конфликты этих программ между собой;
программа ViPNet CSP распространяется бесплатно, а CryptoPro CSP - на платной основе.

Руководства по установке и использованию криптопровайдеров VipNet CSP и CryptoPro CSP приведены на интернет-сайтах их разработчиков:

4.2. Приобретение электронной подписи

Если у пользователя уже имеется локальная квалифицированная электронная подпись, например, используемая для 1С-Отчетности, рекомендуется применять для 1С-ЭДО эту же электронную подпись.

При отсутствии локальной квалифицированной электронной подписи можно:

получить ее с помощью конфигурации «1С:Клиент ЭДО 8 ред. 2.0»:
1. скачать бесплатную электронную поставку конфигурации «1С:Клиент ЭДО 8 ред. 2.0» (ее можно заказать на Портале ИТС или скачать с сайта «1С:Обновление программ», ссылка);
2. подать из нее заявку на получение квалифицированного сертификата электронной подписи через сервис «1С:Подпись» (см. по ссылке).
использовать электронную подпись, полученную с помощью портала 1c-etp.ru (тариф «ОФД» этого портала пригоден для 1С-ЭДО);
использовать квалифицированную электронную подпись, полученную с помощью любого другого аккредитованного Минкомсвязи удостоверяющего центра. Список удостоверяющих центров приведен по ссылке .

В настоящее время для электронного документооборота с контрагентами, в том числе с помощью 1С-ЭДО, необходимо использовать электронную подпись, которая хранится на вашем компьютере (то есть, локально). Нельзя использовать электронную подпись, хранимую в сервисе («в облаке»).

С помощью электронной подписи, хранимой в сервисе, могут выполняться сдача отчетности и взаимодействие с контролирующими органами (см. статью ).

4.3. Настройка в приложении сервиса

После приобретения квалифицированной электронной подписи и установки криптопровайдера следует настроить 1С-ЭДО в приложении сервиса.

Инструкция по настройке 1С-ЭДО в 1С:Бухгалтерии предприятия приведена:

в статье ;
в видеоролике ЗАО Калуга Астрал: 1C-ЭДО: Настройка и подключение к сервису БП 3.0

1С-ЭДО в других приложениях настраивается аналогично.

5. Использование

После настройки 1С-ЭДО можно использовать обмен электронными документами с контрагентами.

5.1. Проверка подключения контрагента

В программах 1С в справочнике Контрагенты можно проверить, подключен ли ваш контрагент к 1С-ЭДО - если подключен, то это показано в колонке ЭДО справочника Контрагенты .

Часть контрагентов могут быть подключено к сервисам операторов ЭДО, не являющихся участниками системы 1С-ЭДО. В этом случае необходимо организовывать обмен через «роуминг», как это описано в статье Настройка роуминга для пользователей 1С-ЭДО .

5.2. Приглашение к обмену документами

Если контрагент подключен к 1С-ЭДО, то для того, чтобы обмениваться с ним электронными документами, необходимо отправить ему приглашение к обмену и дождаться принятия приглашения, как это показано в видеоролике 1С-ЭДО: Приглашение контрагента БП 3.0 .

5.3. Обмен документами

Обмен электронными первичными документами:

Выставление исправленного электронного первичного документа
Получение исправленного электронного первичного документа
Аннулирование электронного первичного документа по инициативе продавца
Аннулирование электронного первичного документа по инициативе покупателя

Обмен счетами-фактурами:

Выставление корректировочого электронного счета-фактуры
Получение корректировочного электронного счета-фактуры

Обмен электронным универсальным передаточным документом (УПД):

Выставление электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД)
Выставление исправленного электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (исправленного УПД)
Выставление электронного документа о передаче права на использование программы для ЭВМ (УПД)

Обмен файлами через почту, мессенджеры или специальные формы на сайте – обычная на сегодняшний день практика. У такого обмена есть понятные преимущества, так и ряд существенных недостатков. Их ярче всего иллюстрирует, к примеру, обмен документами с контрагентами, то есть сведениями, подтверждающими договоренности бизнеса.

Помимо того что письмо или сообщение с файлом может не дойти до адресата из-за фильтров почтовых систем, попав в спам, документы, отправленные по электронной почте, не имеют цифровой подписи, а соответственно стороны не могут предоставить никаких гарантии в юридической достоверности данных.

Напротив, программы, в которых реализован механизм обмена электронными документами с цифровой подписью, гарантируют получателю, что присланный документ подлинный и обладает юридической силой. Помимо этого системные инструменты – классификация документов, организация папок и т.д. позволяют грамотно организовать хранение всей документации, что значительно облегчает и ускоряет ее поиск и работу с ней.

В «1С:Бухгалтерия» внедрены модули документооборота, которые позволяют обмениваться юридически значимыми сведениями. Рассмотрим возможности их настройки и функционала.

Подключение к 1С ЭДО

Через «Бухгалтерию» можно подключаться к двум сервисам обмена документами:

1С-ЭДО. Сервис фирмы 1С. 1С-Такском.

Для того чтобы включить поддержку данных сервисов, необходимо зайти в раздел «Администрирование-Обмен электронными документами».

Рис.1 Обмен в 1С

Отметим и активируем «Сервисы ЭДО».

Рис.2 Включение подсистемы ЭДО

При настройке подключения к сервису открывается окно мастера настроек. Необходимо заполнить все имеющиеся поля для корректной работы ЭДО.

Рис.3 Мастер подключения к сервисам 1С-ЭДО и 1С-Такском

Рис.4 Настройка параметров обмена ЭД

Создаем и заполняем профили настроек. Делается это через раздел «Администрирование» (Рис. 4).

Существует способ создать профиль через помощник подключения к сервису 1С-ЭДО (несколько операторов) или только к 1С-Такском, а также посредством помощника настройки прямого обмена с контрагентами.

Рис.5 Помощники создания профиля обмена ЭД

Например, если подключаться к прямому обмену, то в помощнике потребуется указать организацию и ее идентификатор, который заполняется автоматически на основании ИНН организации и ее КПП. В качестве способа обмена можно указать обмен через каталог с общим доступом, обмен по электронной почте или с помощью FTP-каталога.

Рис.6 Форма помощника организации прямого обмена

Если установить флаг «Подписывать электронные документы», то включается механизм использования электронных подписей. Только подписанные документы имеют юридическую значимость при электронном документообороте между организациями. Здесь надо заполнить для данной организации сертификат ключа электронной подписи.

Как настрить1С ЭДО

После закрытия помощника открывается окно настройки профиля ЭДО. В профиле указано, через какую почту будет происходить обмен. Для 1С ЭДО 8.3 нужно выделить отдельную учетную почтовую запись, с которой будут отправляться документы и на которую будут приходить от контрагента. Также в профиле необходимо флагами выделить типы документов, которые будут участвовать в обмене.

Рис.7 Форма профиля настроек ЭДО

После закрытия формы откроется окно выбора контрагента, с которым требуется установить обмен документами в 1С 8.3.

Рис.8 Выбор контрагента для настройки под него ЭДО

После выбора контрагента открывается настройка ЭДО с ним. Из настройки профиля переносятся данные об организации, ее идентификатор, список документов, участвующих в электронном документообороте, и их формат. Автоматически формируется идентификатор контрагента. Договор контрагента заполняется только в том случае, если для данного контрагента будут использоваться более одного идентификатора.

Рис.9 Настройка ЭДО под контрагента

На вкладке «Входящие электронные документы» можно для каждого входящего указать, как его обрабатывать системе и нужно ли создавать одноименный документ в базе.

Рис.10 Выбор способа отражения в учете входящих документов

На вкладке «Дополнительные настройки» указывается адрес почты контрагента, куда будут уходить исходящие документы. При необходимости защиты документов следует установить флаг «Шифровать данные пакета электронного документа», а также выбрать сертификаты для шифрования и расшифровки. Установленный флаг «Проверять сертификаты подписей контрагента для входящих документов» потребует загрузки из файла соответствующего сертификата.

Рис.11 Дополнительные настройки ЭДО для контрагента

Шифрование обеспечивает только конфиденциальность передаваемых данных, а не контролирует их целостность и авторство. За это отвечает электронная подпись. Поэтому при необходимости такого подтверждения перед шифрованием следует внести в файл электронную подпись.

После включения опций и выполнения настроек в базе появляются новые кнопки по работе с ЭДО.

Рис.12 Группа кнопок и возможные операции для работы с ЭДО

Созданный электронный документ можно просмотреть, а также отправить его выбранным в настройках профиля способом – с помощью специальных сервисов или прямым обменом, контрагенту.

При нажатии кнопки «Создать электронный документ» формируется документ и открывается форма его просмотра.

Рис.13 Сформированный электронный документ к Реализации товаров

Из открывшейся формы можно сразу отправить сформированный документ. Также можно в этой форме просмотреть подписи и написать сопроводительную записку. Полный список можно открыть через раздел «Администрирование-Архив ЭДО».

Рис.14 Архив ЭДО

В форме можно просмотреть входящие и исходящие. С помощью различных отборов по виду документов и статусу ЭДО просто настроить удобный список для просмотра.

Рис.15 Фильтры для работы с архивом

Для текущей работы, получения или отправки электронных документов нужно зайти в «Текущие дела ЭДО» непосредственно из панели кнопок работы с ЭДО в списках документов или через раздел «Продажи или покупки».

Рис.16 Открытие всех ЭД для текущей работы

Рис.17 Текущие дела ЭДО

В текущих делах можно увидеть документы готовые для отправки и прямо из списка отправить их адресату.

В системе кроме типовых электронных документов можно сформировать произвольные. Сделать это можно через меню «Продажи/Покупки-Произвольные документы».

Рис.18 Произвольные документы ЭДО

Рис.19 Отправка договора через произвольные документы

Рис.20 Типы отправляемых произвольных документов

Созданные формы можно отправлять повторно, проверять наличие подписи, сохранять в файл или печатать. При этом механизм электронного документооборота позволяет хранить и обрабатывать очень большой объем документальной информации. ЭДО существенно сокращает трудозатраты работников, экономит средства на закупку бумажных носителей и эксплуатацию МФУ. Также не стоит забывать о важном преимуществе ЭДО – безопасность и сохранность данных, отправку которых можно в любой момент подтвердить или продублировать.

В инструкции рассмотрим, как на новой конфигурации «Бухгалтерия» версии 3.0 подключить сервис «1С-ЭДО (1С-Такском)» для обмена юридически значимыми электронными документами.

Перед настройкой убедитесь, что у вас есть логин и пароль для портала интернет-поддержки пользователей, в котором зарегистрирована конфигурация 1С.

Пошаговая инструкция: как настроить 1С-ЭДО (1С-Такском)

Шаг 1. Установите флаг напротив пункта «Электронные подписи»

Перейдите в раздел «Администрирование» главного меню.

Рис. 1. Раздел администрирования

В открывшемся подменю выберите пункт «Обмен электронными документами».

В разделе «Обмен электронными документами» установите флаг напротив пункта «Электронные подписи».

Рис. 2. Обмен электронными документами

Шаг 2. Настройте электронную подпись

После установки флага станет доступен пункт «Настройки электронной подписи и шифрования». Выберите данный пункт.

Рис. 3. Настройка параметров

В открывшемся окне добавьте электронную подпись. Для выбора электронной подписи нажмите «Добавить».

В примере – добавление уже существующей на компьютере электронной подписи. Подробнее про электронную подпись для ЭДО:

Рис. 4. Настройка электронной подписи и шифрования

В контекстном меню нажмите на пункт «Из установленных на компьютере».

Рис. 5. Установка электронной подписи

Откроется окно с выбором электронных подписей, выберите из списка нужную для обмена электронными документами.

Рис. 6. Добавление сертификата для подписания данных

Система предложит выбрать организацию, для которой данный сертификат будет добавлен. Также (если нужно) введите пароль для защиты электронной подписи.

Рис. 7. Добавление сертификата для подписания данных

Шаг 3. Зарегистрируйте учетную запись

Для регистрации учетной записи выберете сервис подключения к электронному документообороту.

Выберите пункт «Подключиться к сервису 1С-ЭДО».

Рис. 8. Выбор сервиса

Откроется помощник подключения к сервису 1С-ЭДО.

Выберете организацию, сертификат ключа электронной подписи, юридический адрес и код налогового органа.

Рис. 9. Помощник подключения к сервису 1С-ЭДО

Система потребует подписать электронной подписью запрос.

Дождитесь уведомления об успешной регистрации и нажмите «Готово» для закрытия помощника.

Повторите эти шаги для подключения сервиса «1С-Такском».

После настройки сервисов ЭДО сразу начать обмен не получится, необходимо пригласить контрагентов.

Бухгалтеру

Приходные накладные и счета-фактуры автоматически создаются в программе 1С на основе входящих электронных документов - быстро и без расхождений в реквизитах.

Все электронные документы хранятся в программе 1С - можно быстро найти и отправить необходимые документы в ФНС в ответ на запрос. Опись при этом формируется автоматически.

Программа 1С подсказывает, кто из контрагентов уже подключен к ЭДО. Пригласить контрагента к работе через ЭДО можно напрямую из программы.

Финансовому директору

Обмен электронными документами между своими организациями в группе компаний и с внешними контрагентами происходит за минуты. Сокращаются сроки - закупок, возмещения НДС, оплаты от клиентов.

Снижение прямых издержек (бумага, картриджи, ручной ввод документов) и косвенных (хранение документов, риски не возврата налогов, начисления штрафов и пени и др.)

IT-Директор

Сервис "1С-ЭДО" встроен в типовые программы "1С:Предприятие" и не требует интеграции. Благодаря этому для компаний, использующих решения 1С, снижаются затраты на внедрение и уменьшается риск возникновения проблемных ситуаций.

Пользователи работают в привычных программах 1С - их не придется учить работе в сторонних интерфейсах.

Возможности

Организация электронного документооборота с контрагентами

помощник регистрации в качестве участника ЭД;
приглашение контрагентов к обмену по ЭДО из программы 1С;
автоматический роуминг с операторами , поддерживающими технологию 1С-ЭДО;
возможность создания несколько учетных записей участника ЭДО у разных операторов;
разграничение прав доступа и подписания документов.

Операции с электронными документами

создание электронного документа из документа реализации информационной базы 1С;
подписание электронного документа несколькими сотрудниками;
отправка и получение электронных документов, проверка ответной подписи;
создание корректировочных документов или аннулирование;
автоматическое формирование документов учета по входящим электронным документам;
автоматическое сопоставление номенклатур продавца и покупателя;
работа со всеми электронными документами в одном окне («Текущие дела ЭДО»);
хранение электронных документов в программе 1С ("Архив ЭДО");
быстрый поиск с помощью фильтров и отборов при подготовке ответа на требование ФНС.

Условия использования

Сервис работает в программах:

1С:Бухгалтерия 8, ред. 2.0 и 3.0 (в т.ч. базовые)
1C:Управление нашей фирмой
1C:Управление холдингом
1С:Управление торговлей 8, ред. 10.3 и 11
1С:Комплексная автоматизация 8 ред. 1.1 и 2.0
1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0
1С:Управление производственным предприятием 8
1C:ERP Управление предприятием 2.0
1С:Розница 8, ред. 2.2 (в т.ч. базовая)

Сервис "1С-ЭДО" можно встроить в любые другие приложения на платформе "1С:Предприятие 8".

Для работы сервиса необходим доступ в Интернет.

Цена

Сервис включен в 1С:ИТС уровня ПРОФ в следующем объеме:

отправка до 100 комплектов документов в месяц;
стоимость отправки комплекта документов, начиная со 101 комплекта - 10 руб. за комплект, подробнее см. тарифы "1С-ЭДО" в информационном выпуске фирмы "1С" № 19598 .

Для пользователей 1С:ИТС уровня ТЕХНО "1С-ЭДО" доступен на следующих условиях:

регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов ЭДО;
получение любого количества документов;
отправка до 50 комплектов документов в месяц;
стоимость отправки комплекта документов, начиная со 51 комплекта - 10 руб. за комплект.

Для пользователей, которые приобрели пакет сервисов "СтартЭДО ", сервис доступен на следующих условиях:

получение любого количества документов;
отправка до 20 комплектов документов в месяц;
стоимость отправки комплекта документов, начиная со 21 комплекта - 10 руб. за комплект.

Для пользователей, работающих с программами 1С на условиях "1С:Аренды", сервис доступен на следующих условиях:

регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов ЭДО;
получение любого количества документов;
стоимость отправки комплекта документов, начиная со 1-го комплекта - 10 руб. за комплект

С 01.03.2019 применяется правило: если абонент отправил в течение расчетного месяца не более 5-ти комплектов электронных документов, счет на оплату трафика за этот месяц выставляться не будет. Таким образом, для предприятий, которые преимущественно получают документы по ЭДО от своих контрагентов и совершают единичные отгрузки через ЭДО, сервис 1С-ЭДО доступен без оплаты.